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第1章 Office 2013简介1

1.1 Office的功能与优点2

1.1.1改进的图片处理工具轻松润色图像2

1.1.2简易的粘贴功能轻松预览粘贴结果2

1.1.3改进的导航窗格更快查找所需内容3

1.1.4丰富的SmartArt图形直观表现主题要点3

1.1.5云端存储4

1.2 Office的安装与启动4

1.2.1 Office的安装4

1.2.2 Office的启动6

1.3认识Office默认的操作环境6

1.4定制个性化的操作环境8

1.4.1轻松更换工作界面颜色8

1.4.2将常用按钮添加至快速访问工具栏8

1将功能区常用按钮添加至快速访问工具栏9

示例1-1将“新建批注”命令按钮添加至快速访问工具栏中9

2将不在功能区按钮添加至快速访问工具栏9

示例1-2将“朗读”命令按钮添加至快速访问工具栏中9

1.4.3定制个性化的功能区10

示例1-3创建一个数字计算选项卡10

技巧1-1快速将自定义的操作环境移植到其他计算机中使用12

1.4.4轻松控制最近使用的文件记录数目12

技巧1-2在“文件”菜单中显示最近使用的文档13

1.5帮助文件的有效获取13

第2章 Office的基础操作14

2.1 Office文件的创建15

2.1.1创建空白的Office文件15

示例2-1创建一个空白的Word文档15

2.1.2根据模板创建Office文件16

示例2-2根据内置模板创建一份简历16

技巧2-1根据联机模板创建Office文件17

技巧2-2根据个人模板创建Word文件17

2.1.3将现有文件插入到Office文件中17

示例2-3将3月份工资表插入到Word文档中17

2.2 Office文件的保存18

2.2.1文件的直接保存18

示例2-4保存新建的文件18

技巧2-3更改文件自动保存时间和路径20

2.2.2以备份方式保存20

示例2-5更改文件原有路径重新保存20

技巧2-4将文件中的图片压缩后再保存21

2.3 Office文件的打开21

2.3.1以正常方式打开22

示例2-6打开工资表Excel工作簿22

2.3.2以副本方式打开文件23

示例2-7以副本方式打开3月工资表23

技巧2-5打开并修复受损文件23

2.4常用基本操作24

2.4.1输入文本与符号24

示例2-8在文档中输入制度条例并插入符号24

技巧2-6设置常用符号的快捷键25

技巧2-7在文档中插入公式26

技巧2-8使用快捷键快速输入相同文本26

2.4.2巧用复制/粘贴节省输入时间26

示例2-9对文档中相同的内容进行复制26

技巧2-9使用格式刷快速复制格式27

技巧2-10转置表格中的数据28

2.4.3批量查找和替换指定字符28

示例2-10查找文档中的公司名称并进行替换28

技巧2-11模糊查找内容29

技巧2-12批量查找和替换指定的格式30

2.5 Office文件的保护30

2.5.1加密保护Office文件31

示例2-11使用密码对工资表进行保护31

技巧2-13单独设置Office文件的修改权限32

技巧2-14文档的格式和编辑限制32

技巧2-15对单元格中的公式进行保密设置32

2.5.2以数字签名保护Office文件32

示例2-12在聘用合同中添加签名行32

技巧2-16借助“文档检查”保护私有信息34

2.6视图与窗口的调整35

2.6.1以大纲视图查看文档结构35

示例2-13使用大纲视图查看公司改革方案结构35

2.6.2拆分文件窗口36

示例2-14拆分销售报表以查看不同的部分36

技巧2-17 冻结窗格36

2.6.3并排查看多窗口内容37

示例2-15并排比较多区域的销售统计表37

2.7 Office文件的打印输出38

2.7.1预览打印效果38

示例2-16预览待打印的报表38

2.7.2设置打印参数38

示例2-17设置报表的打印选项以最佳状态进行打印38

技巧2-18逆序打印文档40

技巧2-19双面打印文档40

第3章 Office文本格式的设置41

3.1设置字符格式42

3.1.1通过“字体”组设置字符格式42

示例3-1设置通知的标题文本42

技巧3-1在“字体”组中设置文本效果43

技巧3-2为文本添加上下标注44

技巧3-3显示和突出文本44

技巧3-4快速清除文本格式44

3.1.2通过“字体”对话框设置字符格式44

示例3-2设置介绍信内容字体格式44

3.1.3采用浮动工具栏快速设置字符格式45

示例3-3设置证明信内容字体格式46

3.2使用艺术字美化标题47

3.2.1插入艺术字47

示例3-4为邀请函插入艺术字标题47

3.2.2设置艺术字样式48

示例3-5调整邀请函中艺术字标题的样式48

技巧3-5调整艺术字的文字方向49

技巧3-6更改艺术字的对齐方式50

3.3文本段落格式设置50

3.3.1段落缩进格式50

示例3-6统一调整员工守则首行缩进2字符50

技巧3-7减少和增加缩进量51

技巧3-8巧用标尺设置段落缩进51

3.3.2段落对齐方式52

示例3-7调整来客登记表中文本的对齐方式52

技巧3-9设置跨单元格居中对齐52

3.3.3段间距格式设置53

示例3-8调整人事任用制度各段落的间距53

技巧3-10调整行距54

技巧3-11设置段落的换行和分页54

3.4使用样式快速格式化文本55

3.4.1应用默认样式55

示例3-9为公司章程的标题应用默认标题样式55

3.4.2新建样式55

示例3-10为公司章程中的二级标题新建样式56

3.4.3更改样式57

示例3-11更改新建样式的格式57

技巧3-12将当前样式集和主题样式设置为创建新文档默认样式58

技巧3-13合并样式58

第4章 Office图像的添加与处理60

4.1使用图形绘制主题示意图61

4.1.1绘制形状61

示例4-1绘制一个椭圆61

技巧4-1绘制圆形或正方形62

技巧4-2在形状中添加文字62

4.1.2套用形状样式62

示例4-2为绘制的椭圆套用形状样式62

技巧4-3更改形状63

4.1.3自定义形状的格式63

示例4-3手动设置笑脸形状的填充色、轮廓及效果63

技巧4-4以渐变色填充形状64

技巧4-5以图片填充形状65

技巧4-6以图案填充形状65

4.1.4多个形状的对齐与分布65

示例4-4对齐所绘制的流程图66

技巧4-7旋转形状67

4.1.5图形的叠放次序67

示例4-5调整欢迎光临示意图的形状叠放次序67

4.1.6多个图形之间的组合68

示例4-6将流程图中的所有形状进行组合68

4.2使用SmartArt图形制作标准示意图69

4.2.1插入SmartArt图形69

示例4-7插入公司组织结构图69

技巧4-8将SmartArt图形转换为形状70

4.2.2修改SmartArt图形70

示例4-8往组织结构图中添加形状70

技巧4-9修改SmartArt图形的布局71

4.2.3设置SmartArt图形颜色和样式72

示例4-9更改组织结构图的配色方案和样式72

技巧4-10自定义SmartArt图形的颜色和样式73

4.3使用图片补充说明文档73

4.3.1插入图片73

1插入本地计算机图片73

示例4-10在景点推荐中插入景点图片74

2插入剪贴画74

示例4-11在公司车辆管理表中插入剪贴画74

技巧4-11插入屏幕剪辑75

4.3.2简单处理图片75

1调整图片的亮度和饱和度75

示例4-12调整图片的亮度和饱和度76

2更改图片的颜色76

示例4-13将图片更改为灰度图77

3为图片添加艺术效果77

示例4-14为图片添加艺术效果77

4去除图片背景78

示例4-15为插入的产品图片去除背景78

技巧4-12重设效果不满意的图片79

4.3.3设置图片样式79

示例4-16对产品的图片套用样式79

4.3.4剪裁图片80

示例4-17裁剪插入的景点图片80

4.3.5调整图片的环绕方式81

示例4-18调整景点图片在文稿中的环绕方式81

技巧4-13调整图片的位置82

4.4使用文本框灵活安排文档内容83

示例4-19在宣传文稿中插入文本框灵活排版文档83

第5章使用项目符号与编号整理文档85

5.1文本的选择86

5.1.1单行、单段文本的选择86

示例5-1选择开幕辞中的单行和单段文本86

技巧5-1快速选取不连续的文本87

5.1.2多行、多段文本的选择87

示例5-2选择开幕辞中的多行和多段文本87

技巧5-2选择全文88

5.2使用项目符号突出重要信息88

5.2.1使用内置项目符号88

示例5-3为办公室条例添加统一的内置项目符号88

技巧5-3设置自动更正选项89

5.2.2自定义新的项目符号89

1自定义符号型项目符号89

示例5-4自定义办公室条例中的符号型项目符号90

2自定义图片型项目符号90

示例5-5自定义办公室条例中的图片型项目符号91

技巧5-4导入外部图片定义项目符号92

5.3使用编号增加段落逻辑关系92

5.3.1使用内置编号92

示例5-6为公司最新项目添加内置编号92

5.3.2设置编号值及格式93

示例5-7更改项目列表中编号的格式93

5.3.3自定义编号起始值94

示例5-8调整项目列表中编号的起始值94

5.4使用多级列表划分文档结构层次95

5.4.1使用内置多级列表95

示例5-9为标题大纲套用内置多级列表95

5.4.2更改列表级别96

示例5-10更改标题大纲中二、三级标题的级别96

5.4.3定义新的多级列表97

示例5-11为标题大纲定义新的多级列表97

技巧5-5设置各级别的字体格式98

技巧5-6定义新的列表样式98

第6章文档页格式的整理100

6.1页面背景格式设置100

6.1.1页面的设置100

示例6-1调整领用条的页面100

6.1.2水印效果设置101

示例6-2为公司内部惩罚文件添加水印101

技巧6-1自定义文字水印效果102

6.1.3页面颜色和边框102

示例6-3为宣传单添加页面颜色和边框103

技巧6-2为指定段落添加颜色和边框104

6.2分栏排版104

6.2.1创建分栏版式104

示例6-4对调查报告进行分栏104

6.2.2调整栏宽和栏数105

示例6-5调整调查报告文稿中的栏宽和栏数105

6.2.3设置分栏位置106

示例6-6更改调查报告的分栏位置106

技巧6-3单栏与多栏混合排版107

6.3中文版式107

6.3.1加注拼音107

示例6-7为员工新闻稿中的生僻字添加拼音107

6.3.2带圈文字108

示例6-8为文件登记表中10之后的序号添加带圈编号108

6.3.3双行合一109

示例6-9为邀请函中的文字设置双行合一效果109

技巧6-4合并字符110

技巧6-5字符缩放110

技巧6-6纵横混排111

6.4首字下沉111

示例6-10将新闻稿的首字进行下沉111

技巧6-7设置首字悬挂效果112

6.5添加页眉和页脚112

6.5.1插入默认的页眉和页脚113

示例6-11为岗位职责说明书插入页眉和页脚113

6.5.2自定义页眉和页脚114

示例6-12自定义岗位职责说明书的页眉和页脚114

技巧6-8设置首页不同的页眉页脚115

技巧6-9设置奇偶页不同的页眉页脚115

6.5.3添加页码并设置格式116

示例6-13在岗位职责说明书中添加页码116

技巧6-10为目录与正文设置两种不同格式的页码117

6.6使用分隔符划分文档内容117

6.6.1使用分页符划分页117

示例6-14将产品说明书划分为多页118

6.6.2使用分节符划分小节118

示例6-15将产品说明书划分为多个小节118

第7章 使用表格和图表简化数据120

7.1创建表格121

7.1.1手动绘制表格121

示例7-1绘制档案索引表121

技巧7-1擦除绘制错误的线条123

技巧7-2为表格添加斜线表头123

7.1.2自动创建表格123

示例7-2创建图书借阅登记表123

技巧7-3为新表格记忆尺寸124

技巧7-4插入快速表格124

7.2编辑表格数据125

7.2.1在表格中输入数据125

示例7-3输入借阅登记表的内容125

技巧7-5调整单元格的大小以完全输入文本126

技巧7-6在Word表格中设置重复标题行126

7.2.2表格数据对齐方式126

示例7-4统一借阅登记表内容的对齐方式126

技巧7-7设置单元格的边距127

7.2.3表格中数据的计算127

示例7-5计算报价单中的合计金额127

7.2.4表格中数据的排序128

示例7-6对产品单价表中的单价进行排序128

技巧7-8将表格内容转换为文本129

7.3表格格式的编辑130

7.3.1合并与拆分单元格130

示例7-7通过合并与拆分单元格制作员工考勤登记表表头130

技巧7-9拆分和合并表格131

技巧7-10均分各行各列131

7.3.2设置表格边框样式131

示例7-8为出差补助统计表设置边框样式131

技巧7-11轻松在表格的单元格中插入水平线132

7.3.3设置表格底纹样式133

示例7-9为出差补助统计表的首行字段添加底纹133

技巧7-12 以图案填充表格底纹133

7.3.4表格自动格式的套用133

示例7-10为出差补助统计表套用表格样式134

7.4在文档中创建图表135

示例7-11插入各区域销售额对比情况图135

技巧7-13插入Microsoft Excel图表136

7.5编辑图表136

7.5.1更改图表类型136

示例7-12将各区域销售额对比情况柱形图更改为条形图136

7.5.2调整图表位置与大小137

示例7-13调整区域销售额对比图的位置和大小137

第8章 长篇文档的处理139

8.1创建目录提取文档结构大纲140

8.1.1设置文档大纲级别140

示例8-1为报告各级标题添加不同的大纲级别140

技巧8-1在大纲级别中仅显示首行141

技巧8-2只显示指定级别的内容142

技巧8-3使用样式快速更改大纲级别142

技巧8-4运用导航窗格快速定位文档内容142

8.1.2插入内置目录样式142

示例8-2为果汁行业分析报告插入目录142

技巧8-5将当前段落添加到目录条143

8.1.3设置目录格式143

示例8-3调整果汁行业分析报告中目录的格式143

技巧8-6将目录转换为普通文字145

8.1.4更新目录145

示例8-4更新果汁行业分析报告的目录145

8.2使用书签标记查阅位置146

8.2.1添加/删除书签146

示例8-5为旅游规划案的方案内容添加书签以便快速定位146

8.2.2隐藏显示书签147

示例8-6隐藏/显示文稿中的书签147

8.3使用脚注和尾注标出引文出处148

8.3.1插入脚注或尾注148

示例8-7为企业利润大幅增长的原因分析文档添加脚注或尾注148

技巧8-7快速查看脚注与尾注149

技巧8-8更改脚注或尾注的显示位置149

8.3.2设置脚注或尾注的编号格式149

示例8-8更换企业利润大幅增长的原因分析文档中的脚注或尾注的编号格式149

8.3.3脚注与尾注的相互转换151

示例8-9将企业利润大幅增长的原因分析文档中的脚注与尾注互换151

技巧8-9在脚注或尾注标记中添加特殊的符号152

8.4使用题注为表格或图片添加自动编号152

8.4.1添加题注152

示例8-10为新品介绍中的图片添加图注152

技巧8-10自动插入题注153

8.4.2插入图表目录153

示例8-11将新品介绍中的所有图注进行索引153

技巧8-11自动更新图表目录154

第9章 检查与审阅文档155

9.1检查拼写和语法错误156

示例9-1检查和校对合同内容156

技巧9-1自定义词典158

技巧9-2巧用信息检索查看名词解释158

9.2字数统计158

示例9-2统计新撰写条例中的字数158

9.3简繁转换159

示例9-3将邀请函转换为繁体159

技巧9-3巧用三种方式轻松翻译文本160

9.4使用批注在文档中添加批注信息160

9.4.1添加批注160

示例9-4批注公司车辆管理规定160

9.4.2查看不同审阅者的批注161

示例9-5按不同审阅者逐条查看批注内容161

9.5使用修订标记文档修改内容163

9.5.1启用修订并修订文档163

示例9-6在修订状态下修改车辆保险条例163

技巧9-4轻松更改修订标记样式或颜色163

技巧9-5更改批注者的用户信息164

9.5.2分类查看修订信息164

示例9-7使用审阅窗格查看修订和批注信息164

技巧9-6以不同的状态查看带修订的文档165

技巧9-7轻松更改修订信息的显示方式165

9.5.3接受/拒绝修订信息165

示例9-8接受/拒绝对车辆保险条例的修订165

9.5.4比较原文档和修订文档166

示例9-9比较车辆保险条例修订前后的效果166

技巧9-8将多个审阅者的修订信息组合到一个文档中168

技巧9-9更改精确比较文档的选项168

第10章 Excel工作表与单元格的基本操作169

10.1工作表的基本操作170

10.1.1添加和删除工作表170

示例10-1在人事资料表中添加新工作表并删除原有的资料表170

技巧10-1快速选取工作表组171

技巧10-2快速查看靠后或靠前的工作表172

10.1.2更改工作表名称和标签颜色172

示例10-2对插入的工作表进行重命名并更改其标签颜色172

10.1.3移动和复制工作表173

1同一工作簿中工作表的移动与复制173

示例10-3调整员工签到表中工作表顺序173

2不同工作簿之间工作表的移动或复制174

示例10-4将员工签到表中的指定工作表复制到新工作簿中174

10.1.4隐藏和显示工作表175

示例10-5隐藏人事流动表中工作表以保护10月人员流动数据175

10.2单元格的基本操作175

10.2.1选定单元格175

示例10-6选定考勤统计表的不同数据区域176

技巧10-3选择多行或多列176

技巧10-4使用快捷键选择指定行到首行或末行的连续行176

技巧10-5快速选择多个工作表中相同区域177

10.2.2插入和删除单元格177

示例10-7在考勤统计表中插入行并删除不需要的行177

10.2.3调整行高和列宽179

1拖动鼠标调整行高与列宽179

示例10-8采用拖动法调整员工年度考核表的行高179

2设置精确的行高和列宽179

示例10-9精确设置员工年度考核表的行高180

3自动调整行高和列宽181

示例10-10自动调整员工年度考核表的列宽181

10.2.4隐藏和显示行列单元格181

示例10-11隐藏员工缺勤扣款计算表中的辅助列181

技巧10-6通过调整行高或列宽为0来隐藏行、列数据182

第11章 数据的快速、有效输入183

11.1数据的自动填充184

11.1.1拖动法填充规律数据184

示例11-1快速填充员工通讯录的编号185

技巧11-1使用【Ctrl＋Enter】组合键快速输入相同文本185

技巧11-2 使用拖动法快速填充等差序列186

技巧11-3 使用拖动法快速填充自定义序列186

11.1.2使用对话框填充规律数据186

示例11-2 通过设置步长值和终止值快速填充1～20奇数序列186

技巧11-4 按工作日填充序列188

11.1.3使用右键菜单填充规律数据188

示例11-3 巧用右键填充年度销售计划中等比增长率188

11.2数据的有效输入189

11.2.1数据验证限制189

1整数190

示例11-4 在余额折旧表中设置允许输入的设备使用年限190

2序列191

示例11-5 在部门采购统计表中快速输入部门191

技巧11-5 从下拉列表中快速选择需输入的数据192

3文本长度192

示例11-6 限制录入的手机号码长度192

技巧11-6 快速揪出无效数据193

4自定义条件194

示例11-7防止重复输入员工编号194

11.2.2数据验证信息提示195

示例11-8 利用输入信息提示员工编号必须为唯一值195

11.2.3数据验证出错警告设置195

示例11-9 对超出范围的数据发出警告196

11.3外部数据的导入196

11.3.1将文本文件导入Excel工作表197

示例11-10将办公用品领用表导入到Excel中197

11.3.2将网站数据导入Excel工作表198

示例11-11将网站中的统计数据导入到Excel中199

11.3.3将Access数据库中数据导入Excel工作表200

示例11-12将联系人数据库数据导入到Excel中200

第12章 数字格式与表格格式的设置202

12.1数字格式设置203

12.1.1货币格式203

示例12-1在部门费用统计表中设置数据格式为货币203

技巧12-1快速更改会计专用格式的货币符号204

技巧12-2增加或减少小数位数204

12.1.2日期与时间格式204

示例12-2设置损益表创建日期格式204

12.1.3数值与百分比格式205

示例12-3设置各月销量比例为百分比205

技巧12-3 设置千分位分隔符206

技巧12-4设置负数显示形式206

12.1.4文本格式206

示例12-4设置身份证号码为文本格式207

12.1.5自定义数字格式207

示例12-5自定义产品编号207

技巧12-5自定义产品定价208

12.2为工作表添加背景209

示例12-6为客户资料表添加背景209

技巧12-6设置表格的双色填充210

第13章 数据的轻松计算211

13.1单元格引用方式介绍212

13.1.1单元格相对引用212

示例13-1利用相对引用快速计算日销售额212

技巧13-1引用当前工作簿或其他工作簿中其他工作表中的数据213

13.1.2单元格绝对引用213

示例13-2利用绝对引用快速计算各产品折后价214

13.1.3单元格混合引用214

示例13-3利用混合引用快速完善乘法表214

13.2名称的定义与使用215

13.2.1定义名称215

1使用名称框快速定义名称215

示例13-4使用名称框为进货单产品创建名称215

2根据所选内容创建名称216

示例13-5选定进货单价创建名称216

3使用名称对话框定义名称217

示例13-6对进货的数量定义名称217

技巧13-2定义表的名称218

13.2.2在公式中应用名称218

示例13-7在进货单中应用名称计算各产品进货金额218

13.3使用公式计算数据219

13.3.1建立公式219

示例 13-8使用公式计算培训成绩表各学员分数219

技巧13-3公式的记忆式键入功能220

13.3.2编辑与复制公式220

示例13-9修改并复制计算成绩的公式220

技巧13-4不显示计算结果而显示公式本身221

13.4审核公式222

13.4.1常见的公式错误值222

13.4.2使用追踪箭头标示公式222

示例13-10追踪和标示成绩表中总分计算公式223

技巧13-5使用“监视窗口”监视公式的变化223

13.5使用函数简化公式223

13.5.1函数的结构224

13.5.2插入函数224

1使用“自动求和”功能自动插入函数224

示例13-11使用“自动求和”功能快速统计上半年销量224

2通过“插入函数”对话框插入函数225

示例13-12插入AVERAGE（）函数计算平均销量225

3直接输入函数226

示例13-13直接输入计数函数统计员工数量226

4通过关键字搜索需要的函数227

示例13-14查找按年限总和折旧法的函数并计算折旧额227

13.6嵌套函数的使用228

13.6.1插入嵌套函数228

示例13-15插入嵌套函数计算缺勤扣款229

13.6.2使用公式求值查看分步计算结果230

示例13-16对嵌套函数进行分步求值230

第14章 各类常用函数的应用232

14.1数学与三角函数的应用233

14.1.1 SUMI（）函数233

示例14-1计算各销售点总销售额233

技巧14-1使用SUMIFS（）函数多条件求和234

14.1.2 SUMPRODUCT（）函数234

示例14-2快速计算产品的销售额合计234

技巧14-2使用PRODUCT（）函数计算各产品销售额235

14.1.3 INT（）函数235

示例14-3 四舍五入实交税金235

技巧14-3返回单元格中正实数的小数部分236

14.2统计函数的应用236

14.2.1 COUNTIF（）函数236

示例14-4计算公司不同年龄段的员工人数237

技巧14-4使用COUNTIFS（）函数多条件计数237

14.2.2 MAX（）和MIN（）函数237

示例14-5计算最高和最低年终奖238

14.2.3 RANK（）函数238

示例14-6对销售员业绩进行排名239

14.3日期与时间函数的应用239

14.3.1 TODAY（）函数239

示例14-7填写领料日期240

14.3.2 NOW（）函数240

示例14-8在订单表中填写下单的日期和时间240

14.3.3 YEAR（）、 MONTH（）和DAY（）函数241

示例14-9返回员工进入公司的年份、月份和天数241

14.3.4 EDATE（）函数242

示例14-10计算项目完成日期242

14.3.5 DAYS360（）函数243

示例14-11计算货物中途的运送天数243

14.4财务函数的应用244

14.4.1 PMT（）函数244

示例14-12计算月供金额244

技巧14-5计算要达到预期存款每月必须存入的金额245

14.4.2 FV（）与PV（）函数245

示例14-13计算存款到期后能一次性获得的金额245

技巧14-6比较存款与购买保险的价值246

14.4.3 IPMT（）函数和PPMT（）函数246

示例14-14分别计算贷款第一个月的本金和利息246

技巧14-7使用CUMIPMT（）函数计算阶段利息247

14.4.4 RATE（）函数247

示例14-15计算贷款的年利率247

14.5查找与引用函数的应用248

14.5.1 VLOOKUP（）与HLOOKUP（）函数248

示例14-16返回各销售员的提成比例248

14.5.2 INDEX（）函数249

示例14-17返回排名第5的员工业绩和姓名249

14.5.3 OFFSET（）函数250

示例14-18返回员工各月领取提成的金额250

第15章 数据的排序、筛选与分类整理252

15.1数据的排序253

15.1.1升、降序排列253

示例15-1升序排列员工的工龄253

技巧15-1返回排序前的表格254

15.1.2多关键字的排序254

示例15-2对档案表中的内容进行多关键字排序254

技巧15-2按笔画进行排序255

技巧15-3按字母进行排序256

技巧15-4按单元格颜色进行排序256

15.1.3按自定义顺序排列256

示例15-3自定义部门排序256

15.2数据的筛选258

15.2.1单一字段数据的筛选258

示例15-4筛选出请“事假”的记录258

技巧15-5快速清除字段筛选重新进行新的筛选259

15.2.2按关键字进行筛选259

示例15-5按姓氏搜索员工缺勤记录259

15.2.3自定义筛选260

示例15-6筛选出请假天数大于5天或小于1天的记录261

技巧15-6使用通配符进行模糊筛选262

15.2.4高级筛选262

示例15-7根据部门和请假天数进行筛选262

技巧15-7使用高级筛选选择不重复的记录263

技巧15-8不同列上具有多组条件的高级筛选263

15.3数据的分类汇总264

15.3.1建立单字段数据的分类汇总264

示例15-8对4月销售明细账的不同产品进行分类汇总264

技巧15-9复制分类汇总的结果265

15.3.2建立多字段数据的分类汇总266

示例15-9对销售员和产品类别进行嵌套分类汇总266

技巧15-10使用自动分页符分页打印分类汇总结果267

15.3.3使用分组进行分类汇总267

示例15-10利用分组自动建立对各产品的分类汇总267

15.4数据的合并计算268

15.4.1按字段合并计算268

示例15-11按不同的季度合并计算各区域销售额268

15.4.2按位置合并计算269

示例15-12按位置合并计算各产品的销售额269

第16章 使用数据透视表灵活整理大型数据271

16.1数据透视表的介绍272

16.2创建数据透视表272

16.2.1创建数据透视表模型272

示例16-1创建销售明细数据透视表模型273

技巧16-1导入外部数据创建数据透视表274

16.2.2添加数据字段274

示例16-2添加销售地区、销售人员、产品名称、销售金额以及销售季度字段274

技巧16-2调整字段节和区域节的显示方式275

16.2.3调整字段布局275

示例16-3调整销售地区到报表筛选区域275

技巧16-3更改数据透视表为经典数据透视表布局276

16.3设置数据透视表的格式276

16.3.1套用数据透视表样式276

示例16-4为销售明细透视表套用数据透视表样式276

16.3.2更改数据透视表中数字格式277

示例16-5将求和项中的销售金额数字格式更改为货币型277

技巧16-4设置数据透视表的显示方式278

16.4数据透视表中字段项目组合278

16.4.1使用“分组”对话框分组278

示例16-6对订单透视表中的日期进行组合279

16.4.2手动任意分组279

示例16-7选择订单透视表中的销售途径将其分组280

16.4.3取消项目组合280

示例16-8取消对销售途径的分组280

16.5在数据透视表中可执行的计算281

16.5.1对同一字段应用不同的汇总方式281

示例16-9对销售明细账中的销售金额字段进行求平均值和求最大值281

16.5.2自定义计算字段282

示例16-10创建各销售人员提成字段282

16.6数据透视表的可视化筛选283

16.6.1使用自带筛选器对数据进行筛选283

示例16-11在销售明细表中筛选销售地区284

技巧16-5活动字段的展开或折叠284

技巧16-6快速在数据透视表中显示源数据的更新284

16.6.2使用切片器对数据进行筛选285

示例16-12使用切片器筛选不同季节指定销售员的销售金额285

技巧16-7设置切片器样式286

技巧16-8清除筛选器以便重新筛选286

技巧16-9使用一个切片器筛选多张数据透视表286

16.7数据透视表中数据关系的直观表现286

16.7.1创建数据透视图286

示例16-13创建各销售员销售金额对比图287

16.7.2在数据透视图中筛选数据287

示例16-14对销售人员进行筛选查看288

技巧16-10清除筛选快速恢复数据288

第17章 单元格内数据关系的图形化分析289

17.1以色彩突出单元格内的重点数据290

17.1.1使用突出显示单元格规则突出满足条件的单元格290

示例17-1突出显示工资大于5000的临时员工290

技巧17-1突出显示包含某文本的单元格291

技巧17-2突出显示发生日期在某个时间段内的单元格291

17.1.2使用项目选取规则突出符合选取范围的单元格291

示例17-2突出显示销售业绩的后三位291

技巧17-3突出显示高于或低于平均值的项292

17.1.3使用色阶变化表现单元格之间数据大小变化292

示例17-3使用不同颜色区分销售员的销售业绩高低292

17.2以图形表现单元格区域内数据间的变化292

17.2.1以数据条条形长短比较单元格内数值大小293

示例17-4通过数据条长短比较产品单价293

技巧17-4更改条形图的外观和方向293

17.2.2以图标划分单元格内数据范围区域分布情况294

示例17-5通过不同的图标区分产品单价的高低294

技巧17-5重新设置图标集规则294

技巧17-6自定义条件格式规则295

技巧17-7使用公式确定要设置格式的单元格295

17.3以迷你图表现一组数据的变化情况295

173.1创建迷你图295

示例17-6创建部门上半年各月销售额走势迷你图295

技巧17-8快速创建迷你图组296

技巧17-9使用REPT函数创建迷你图297

17.3.2更改迷你图数据297

示例17-7更改上半年销售走势迷你图的数据源为第一季度297

17.3.3更改迷你图类型298

示例17-8将销售走势迷你图更改为各月份销售对比图298

17.3.4更改迷你图样式299

示例17-9套用迷你图样式美化销售对比图299

技巧17-10修改迷你图颜色300

技巧17-11显示并更改迷你图标记颜色300

第18章 使用图表直观展示数据关系301

18.1图表的创建与编辑302

18.1.1图表的快速创建302

示例18-1创建部门费用对比图302

技巧18-1使用【Alt＋F1】组合键创建嵌入式图表303

技巧18-2使用【F11】键创建图表工作表303

18.1.2图表数据的更新303

示例18-2重新选择部门费用创建图表303

技巧18-3使用拖动法快速更新图表数据304

技巧18-4切换图表的行/列304

技巧18-5移动图表至其他工作表305

18.2图表的布局和样式设置305

18.2.1图表的快速布局和样式设置305

1选择预定义图表布局305

示例18-3快速更改销售员提成对比图的布局305

2选择预定义图表样式306

示例18-4为销售员提成对比图快速应用图表样式306

技巧18-6通过改变Excel默认主题更改图表样式307

18.2.2手动更改图表元素的布局和格式307

1图表标题307

示例18-5为销售员提成对比图添加标题307

2坐标轴标题308

示例18-6为销售员提成对比图添加横纵坐标标题308

3图例309

示例18-7更改销售员提成对比图的图例位置309

4数据标签309

示例18-8为各部门人员分布图添加百分比标签309

5数据表310

示例18-9.为收支曲线图添加模拟运算表310

技巧18-7设置图表中的网格线311

18.2.3手动更改图表元素的样式311

1手动设置图表元素形状样式311

示例18-10设置部门费用对比图中绘图区和图表区格式311

2手动设置图表中文本样式312

示例18-11为收支曲线图标题设置艺术字体312

技巧18-8更改图表中的字体格式313

18.3图表分析313

18.3.1使用趋势线分析图表313

示例18-12为周气温走势图添加线性趋势线314

技巧18-9添加趋势线的同时显示其公式和R平方值315

技巧18-10使用趋势线预测未来一段时期内的走势315

18.3.2使用误差线分析图表315

示例18-13为多次实验的结果添加误差线316

技巧18-11美化趋势线等分析线317

技巧18-12用垂直线增强可读性317

第19章 使用模拟运算和方案进行方案选择与管理318

19.1使用模拟运算表319

19.1.1单变量模拟运算表319

示例19-1计算不同利率下的月偿还额319

19.1.2双变量模拟运算表320

示例19-2计算不同利率不同贷款年限下的月还款额320

技巧19-1利用双变量模拟运算求解方程321

技巧19-2清除利用模拟运算表计算的数据321

技巧19-3更改重新计算时间提高工作表的运算速度321

19.2使用单变量求解322

19.2.1单变量求解一个值322

示例19-3单变量求解第四季度销售额322

技巧19-4单变量求解方程323

技巧19-5设置迭代计算获得所需结果323

19.2.2单变量求解多个值323

示例19-4单变量求解要达到年度销售量的季度销售目标324

19.3使用方案管理器管理方案325

19.3.1创建方案325

示例19-5创建利润最优化方案325

19.3.2显示方案326

示例19-6显示利润最优化方案的结果326

技巧19-6合并方案327

19.3.3生成方案报告327

示例19-7生成利润最优化方案报告327

技巧19-7生成方案数据透视表报告328

第20章 使用规划求解与数据分析工具分析数据329

20.1使用规划求解330

20.1.1加载规划求解工具330

20.1.2建立规划求解模型331

示例20-1建立生成规划求解模型331

20.1.3根据求解模型进行求解332

示例20-2为创建的模型设置约束条件332

20.1.4保存并分析求解结果334

示例20-3查看求解方案结果报告334

技巧20-1求解精度及求解模型设置335

20.2加载数据分析工具335

20.3数据的方差分析336

20.3.1单因素方差分析336

示例20-4分析各类型地板销量是否存在明显差异337

20.3.2双因素方差分析338

示例20-5分析不同设备生产不同产品的区别338

20.4数据预测分析340

20.4.1指数平滑法340

示例20-6对企业固定资产折旧数据的预测340

20.4.2移动平均法342

示例20-7对第二年企业运营利润率进行分析和预测342

20.5数据的统计分析345

20.5.1使用描述统计345

示例20-8利用描述统计工具分析企业各月销售情况346

20.5.2使用假设检验346

示例20-9产品生产的双样本等方差检验347

第21章 幻灯片中静态内容的添加与管理347

21.1幻灯片的基本操作350

21.1.1新建幻灯片350

1新建默认版式的幻灯片350

示例21-1在新员工培训演示文稿中新建与上一张幻灯片相同版式的幻灯片350

2新建不同版式的幻灯片351

示例21-2通过新员工培训功能区按钮新建“两栏内容”版式的幻灯片351

21.1.2更改幻灯片版式352

示例21-3将“两栏内容”版式更改为“比较”版式352

21.1.3移动和复制幻灯片352

1移动幻灯片352

示例21-4将产品管理分析的第2张幻灯片移动到第4张的后面353

2复制幻灯片353

示例21-5将产品管理分析的第2张幻灯片进行复制后生成新幻灯片353

技巧21-1就近复制幻灯片354

技巧21-2重用幻灯片354

21.2使用节管理幻灯片355

21.2.1新建与重命名节355

示例21-6在项目概述中新建节并将其重命名为“第2节”355

21.2.2折叠与展开节内容356

示例21-7折叠第2节内容后再将其展开查看356

技巧21-3快速清除节以及节内的幻灯片356

21.2.3调整节轻松移动幻灯片组的位置357

示例21-8利用节批量移动项目概述中的幻灯片357

21.3统一调整幻灯片页面357

21.3.1设置幻灯片大小357

示例21-9将默认幻灯片大小更改为16：10的比例358

技巧21-4自定义幻灯片的大小358

21.3.2设置幻灯片方向359

示例21-10将默认幻灯片方向更改为“纵向”359

21.4使用主题更改配色方案359

21.4.1应用内置主题样式359

示例21-11为公益宣传片添加内置主题样式360

21.4.2更改主题颜色、字体和效果360

示例21-12自定义公益宣传片的主题颜色、字体和效果360

技巧21-5保存自定义主题361

21.5使用母版设计幻灯片版式风格362

21.5.1演示文稿母版介绍362

21.5.2创建幻灯片母版与版式362

示例21-13插入并重命名幻灯片母版363

技巧21-6插入版式363

21.5.3更改幻灯片版式内的内容布局情况364

示例21-14在幻灯片版式内插入需要的占位符364

21.5.4统一幻灯片的页脚365

示例21-15为公司会议演示文稿插入统一的页脚、编号和日期365

技巧21-7设置备注母版的页面大小365

技巧21-8选择备注母版中要显示的占位符366

技巧21-9设置讲义母版中每页幻灯片的数量366

21.5.5更改单张幻灯片版式的背景格式366

示例21-16重新设置公司会议演示文稿中标题幻灯片的背景366

技巧21-10隐藏背景图形367

技巧21-11重置背景367

第22章幻灯片内动态音像的添加与管理368

22.1为幻灯片添加音频文件369

22.1.1插入文件中的音频369

示例22-1在旅游宣传片中插入音乐369

22.1.2插入联机音频370

示例22-2在旅游宣传片中插入联机音频370

22.1.3插入幻灯片的旁白录音371

示例22-3在旅游宣传片中插入录制的旁白371

技巧22-1格式化音频文件图标外观372

22.2简单处理音频文件373

22.2.1控制音频文件的音量及放映方式373

示例22-4调节旅游宣传片中的音频音量和放映方式373

技巧22-2控制音频的播放进度374

22.2.2剪裁音频文件中多余的首、尾音374

示例22-5将旅游宣传片中的音频首尾进行裁剪374

技巧22-3设置音频的淡入、淡出时间376

22.2.3使用书签标注音频跳转位置376

示例22-6为旅游宣传片中的音频添加书签以标记音频跳转位置376

22.3为幻灯片添加视频文件377

示例22-7为产品宣传插入产品展示视频378

技巧22-4从演示文稿链接到视频文件379

22.4为视频添加标牌框架379

示例22-8以特定图片作为产品宣传片视频的首帧画面379

22.5轻松处理视频文件380

22.5.1使用书签标记视频播放位置381

示例22-9为产品宣传片中的视频添加书签381

22.5.2使用剪辑视频裁出多余视频信息382

示例22-10裁剪产品宣传片中的视频382

技巧22-5设置视频淡入、淡出时间383

22.5.3设置视频文件的音量及播放方式383

示例22-11设置产品宣传片中视频的播放方式及音量383

技巧22-6在幻灯片中插入Flash动画384

第23章 使用动画让静态幻灯片动起来385

23.1使用切换为幻灯片添加转场效果386

23.1.1为幻灯片添加切换效果386

示例23-1为调查报告中的幻灯片添加统一的切换效果386

23.1.2选择幻灯片的转换方向388

示例23-2为添加的切换效果选择转换方向388

23.1.3设置切换时的声音和速度388

示例23-3选择切换时发出的声音以及切换速度388

技巧23-1为切换效果添加自选声音文件389

23.1.4设置幻灯片的换片方式389

示例23-4选择切换方式为自动换片并设置换片时间389

23.2为幻灯片内容添加动画390

23.2.1添加并设置进入动画效果391

示例23-5为培训演讲稿添加进入动画效果391

技巧23-2启用选择动画时预览效果功能392

23.2.2添加并设置强调动画效果392

示例23-6为培训演讲稿添加强调动画效果392

技巧23-3使用动画刷快速添加动画393

23.2.3添加并设置退出动画效果394

示例23-7为培训演讲稿添加退出动画效果394

23.2.4添加并设置动作路径动画效果395

示例23-8为培训演讲稿添加默认路径动画效果395

技巧23-4自定义动画路径396

23.3设置动画效果396

23.3.1设置动画播放效果396

示例23-9为培训演讲稿中的不同动画设置其效果396

23.3.2修改动画的播放顺序397

示例23-10调整幻灯片中动画的播放顺序397

技巧23-5在“动画窗格”中调整动画播放顺序398

23.3.3为动画播放添加声音399

示例23-11为培训演讲稿中的动画添加声音399

技巧23-6设置动画播放后的效果400

技巧23-7设置动画文本发送方式400

23.3.4设置动画播放的时间400

示例23-12设置培训演讲稿中动画播放的时间400

技巧23-8设置动画播放的速度401

技巧23-9设置动画播放的重复次数402

技巧23-10实现多个对象同时播放动画402

23.4使用触发器控制动画播放402

示例23-13为幻灯片中的对象动画指定触发对象402

技巧23-11制作不停闪烁的文字404

技巧23-12为幻灯片添加电影字幕效果404

第24章 交互式演示文稿的创建406

24.1使用超链接创建406

24.1.1创建超链接406

1链接同一演示文稿中的幻灯片406

示例24-1将公司简介目录链接到该演示文稿的其他幻灯片406

2链接到其他演示文稿408

示例24-2将公司简介中的产品介绍链接到其他演示文稿408

3链接到新建文档409

示例24-3在公司简介中添加公司组织结构图链接409

4链接到电子邮件410

示例24-4将公司简介中的联系方式链接到电子邮件410

技巧24-1链接到演示文稿的视频文件411

24.1.2设置屏幕提示信息411

示例24-5为公司简介的链接设置屏幕提示信息411

技巧24-2在普通视图下实现超链接的跳转412

技巧24-3取消超链接412

24.1.3更改超链接外观样式412

示例24-6更改公司简介中超链接的外观样式412

技巧24-4去掉超链接文本的下画线414

24.2使用动作按钮创建414

24.2.1绘制动作按钮414

示例24-7在公司简介中绘制自定义按钮跳转到目录页415

技巧24-5绘制特定的动作按钮416

24.2.2设置单击鼠标时产生的动作417

示例24-8在公司简介中调用计算器程序417

第25章 演示文稿的放映设置与播放控制419

25.1设置放映方式420

25.1.1自定义幻灯片放映420

示例25-1为广告策划案创建自定义放映420

技巧25-1让幻灯片自动循环播放421

25.1.2放映类型422

示例25-2设置广告策划案的放映方式422

25.1.3放映指定幻灯片422

示例25-3只放映广告策划案中的部分幻灯片422

25.1.4隐藏不放映幻灯片423

示例25-4隐藏广告策划案中有机密内容的幻灯片不放映423

25.2预演幻灯片424

25.2.1使用排练计时424

示例25-5对教学课件进行预先的排练计时424

25.2.2使用录制幻灯片演示426

示例25-6对教学课件进行预演426

技巧25-2播放幻灯片时不播放旁白427

25.3放映幻灯片427

25.3.1选择适当的开始放映方式427

1从头开始427

示例25-7从头开始播放年度营销计划演示文稿427

2从当前幻灯片开始428

示例25-8从第3张幻灯片开始播放年度营销计划演示文稿428

技巧25-3让演示文稿自动播放428

3联机演示429

示例25-9向远程观众演示年度营销计划演示文稿429

25.3.2幻灯片放映中的一些设置430

1使用右键菜单跳转幻灯片430

示例25-10在年度营销计划演示文稿中快速跳转到第4张幻灯片的放映430

技巧25-4取消鼠标单击切换幻灯片431

2使用画笔标注重点信息431

示例25-11在年度营销计划演示文稿中添加墨迹标记重要内容431

第26章 演示文稿的打包与发布433

26.1打包演示文稿434

26.1.1将演示文稿打包434

示例26-1将市场推广计划演示文稿打包到文件夹434

技巧26-1将演示文稿复制到CD436

技巧26-2将演示文稿打包成AVI格式436

26.1.2打开打包的演示文稿436

示例26-2播放打包到文件夹的演示文稿436

26.1.3压缩演示文稿437

示例26-3压缩市场推广计划演示文稿以缩小体积437

26.2发布演示文稿438

26.2.1将幻灯片发布到幻灯片库439

示例26-4将商业计划书发布到幻灯片库进行共享439

26.2.2创建为PDF/XPS文档439

示例26-5将商业计划书发布到PDF文档439

技巧26-3将演示文稿保存为图片文件440

26.2.3创建为视频441

示例26-6将产品展示文稿转化为视频播放441

26.2.4创建为讲义442

示例26-7将商业计划书发布到Word中442

26.3以电子邮件发送演示文稿443

示例26-8将商业计划书以附件形式发送给客户443

第27章 Word、Excel和PowerPoint融会大贯通445

27.1 Word与Excel之间的协作446

27.1.1在Word中导入现有Excel表格446

示例27-1在销售报告中插入销售统计表446

技巧27-1在Word中插入新的Excel电子表格448

27.1.2在Word中引用Excel表格部分数据448

示例27-2采用复制粘贴的方法将销售统计表部分数据引入Word中448

27.1.3将Word表格转换为Excel表格449

示例27-3将Word中的公司人员流动表转换为Excel表格449

技巧27-2在Excel中导入Word文档449

27.2 Word与PowerPoint之间的协作450

27.2.1将Word文档转换为PowerPoint演示文稿450

1通过复制粘贴方式将Word文档转换为PowerPoint演示文稿450

示例27-4将总结报告内容粘贴到PowerPoint中450

2通过大纲形式将Word文档转换为PowerPoint演示文稿451

示例27-5通过大纲形式将总结报告内容导入到PowerPoint中451

27.2.2将PowerPoint演示文稿链接到Word文档中452

示例27-6在新品发布文稿中插入新品推广演示文稿的链接453

27.3 Excel与PowerPoint之间的协作454

27.3.1在PowerPoint中插入Excel工作表454

示例27-7在总结报告演示文稿中导入销售业绩表454

27.3.2在PowerPoint中插入Excel文件456

示例27-8在总结报告中插入Excel电子表格456

27.3.3在Excel中插入PowerPoint链接457

示例27-9在新品销售表中插入新品推广演示文稿的链接457

27.4将Office文件保存到Web页459

27.4.1注册SkyDrive账号460

示例27-10将指定Office文件保存到Web页中460

27.4.2登录SkyDrive账户查看保存到Web页的文件461

27.4.3在线创建Office文件462

27.4.4设置文件的共享权限464

第28章 使用outlo ok接收电子邮件466

28.1设置电子邮件账户467

技巧28-1启用POP3/SMTP服务469

技巧28-2添加其他电子邮件账户469

28.2添加通讯簿中的联系人信息469

技巧28-3将联系人分类470

28.3发送与接收电子邮件471

28.3.1撰写电子邮件471

28.3.2发送电子邮件473

28.3.3接收电子邮件474

28.3.4查看和答复电子邮件475

28.3.5查看邮件附件476

28.4管理邮件477

28.4.1邮件排序477

技巧28-4按不同的账户将邮件进行分类478

28.4.2删除和清理垃圾邮件478

28.4.3标记已读邮件480

28.5应用日历功能480

28.5.1使用约会480

技巧28-5设置周期性发生的约会482

28.5.2召开会议483

第29章OneNote和SharePoint的使用485

29.1使用OneNote管理笔记信息486

29.1.1在笔记本中收集信息486

1在页中直接输入内容486

2引用外部文件488

示例29-1在笔记本页面导入外部文件488

3引用文件内容488

4捕获屏幕剪辑491

技巧29-1捕获音频和视频491

29.1.2组织和查找信息492

1在笔记中标记信息492

技巧29-2自定义标记493

2查找标记494

29.2使用SharePoint实现团队协作和资源共享495

29.2.1配置账户495

29.2.2创建Groove工作区496

技巧29-3添加联系人498

29.2.3使用SharePoint Workspace进行文档协作498

29.2.4使用SharePoint Workspace进行实时讨论499

29.2.5使用SharePoint Workspace进行日程共享501

29.2.6使用SharePoint Workspace共享团队备忘录502

29.2.7使用SharePoint Workspace进行图像共享504

29.2.8使用SharePoint Workspace进行草图设计505