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第1章　电子文件风险管理导论1

1.1　电子文件风险的基本概念2

1.1.1　风险、风险事故和风险因素2

1.1.2 电子文件风险、风险因素与风险事故4

1.2　电子文件风险的特点与种类9

1.2.1 电子文件风险的特点9

1.2.2 电子文件风险的种类13

1.3　电子文件风险因素18

1.3.1　机构内部因素19

1.3.2 自然环境因素29

1.3.3　社会环境因素33

1.4　电子文件风险的成因39

1.4.1　传统文件风险与电子文件风险的叠加39

1.4.2 文件生命周期全程风险的叠加40

1.4.3 业务信息系统与电子文件管理系统风险的叠加40

1.4.4　技术转型风险与制度转型风险的叠加41

1.5　电子文件风险管理的必要性与可行性42

1.5.1 电子文件风险管理的含义42

1.5.2 电子文件风险管理的必要性43

1.5.3 电子文件风险管理的可行性47

1.6　电子文件风险管理的基本原理50

1.6.1 电子文件风险管理的基本程序50

1.6.2 电子文件风险管理的基本方法53

1.6.3 电子文件风险管理的工作内容和技术方法54

1.6.4 电子文件风险管理与电子文件管理56

本章小结59

第2章　电子文件风险管理规划与监控63

2.1　风险管理规划64

2.1.1　风险管理规划概述64

2.1.2 电子文件风险管理规划的内容66

2.1.3 电子文件风险管理规划技术和工具69

2.1.4 电子文件风险应急计划70

2.1.5 电子文件风险管理模板示例——电子文件风险管理“九步法”71

2.2　电子文件风险监控83

2.2.1 电子文件风险监控概述83

2.2.2 电子文件风险监控的依据86

2.2.3 电子文件风险监控内容、原则与方法89

2.2.4 电子文件风险预警与应急95

本章小结101

第3章　电子文件风险的识别103

3.1　电子文件风险的识别方法104

3.1.1 文件风险的识别方法104

3.1.2 电子文件管理的目标105

3.2　生成、流转阶段电子文件风险的识别111

3.2.1　基本风险111

3.2.2　基本风险之间的关系138

3.2.3　连带风险142

3.3　保存阶段电子文件风险的识别146

3.3.1 基本风险146

3.3.2　基本风险之间的关系165

3.3.3　连带风险168

本章小结171

第4章　电子文件风险评估173

4.1　电子文件风险评估的概念及其意义174

4.1.1 电子文件风险评估的概念174

4.1.2 电子文件风险评估的意义174

4.2　电子文件风险评估参考标准与工具178

4.2.1　风险评估标准180

4.2.2　风险评估工具183

4.2.3 对电子文件风险评估的借鉴意义185

4.3　电子文件风险评估方法187

4.3.1 电子文件风险评估模型187

4.3.2　电子文件风险计算方法189

4.4　电子文件风险评估程序191

4.4.1　风险评估的准备191

4.4.2 文件识别193

4.4.3　风险发生可能性识别195

4.4.4　风险产生的影响识别196

4.4.5　确定风险等级196

4.4.6 已有安全措施的确认197

4.4.7　建议应对措施197

4.4.8　形成风险评估报告198

4.5　本项目对电子文件风险等级的评估198

4.5.1 第一轮调查结果统计与分析199

4.5.2　第二轮调查结果统计与分析205

4.5.3 两轮调查结果的综合分析212

本章小结214

第5章　电子文件风险的应对217

5.1　电子文件风险的应对体系217

5.1.1 应对体系的理论模型217

5.1.2 应对层次218

5.1.3　应对领域219

5.1.4　应对策略225

5.1.5　应对手段229

5.2　宏观层次电子文件风险的应对措施230

5.2.1 把握社会发展对电子文件风险应对的总体影响231

5.2.2 唤起、强化电子文件风险意识234

5.2.3 制定科学合理的电子文件管理政策237

5.2.4　建立健全电子文件管理法规、标准240

5.2.5　完善电子文件管理服务体系245

5.2.6　对中央政府的电子文件管理工作进行审计246

5.3　中观层次电子文件风险的应对措施248

5.3.1　对本地区电子文件实施统一管理249

5.3.2 明确电子文件形成机构的管理职责261

5.3.3　制定科学合理的规范262

5.4　微观层次电子文件风险的应对措施265

5.4.1　机构内部风险因素的应对措施266

5.4.2 自然环境风险因素的应对措施284

5.4.3　社会环境风险因素的应对措施285

本章小结287

参考文献291

附录1：术语表297

附录2：调研单位一览表307

附录3：电子文件风险专家评估表309

案例1—1　“非典”疫情数据险丢失7

案例1—2　电子战、信息战的胜利7

案例1—3　曝光的MI6名单7

案例1—4　摩根斯坦利银行的数据备份12

案例1—5　美国宇航局人类首次登月录像带丢失12

案例1—6 电子文件未得到有效保存的情况相当普遍19

案例1—7　漏洞百出的计算机软件20

案例1—8　不可读的美国电子文件21

案例1—9　中国电子政务系统安全形势堪忧22

案例1—10　套用纸质文件的管理办法管理电子文件23

案例1—11 国家档案局组织电子文件管理情况调查24

案例1—12　三年电子文件不翼而飞，谁负其责？24

案例1—13 淡薄的电子文件风险意识26

案例1—14　不能正确认识电子文件的特性要求26

案例1—15　美国国家档案馆丢失43000份电子邮件26

案例1—16 白宫发言人承认丢失500万封机密电子邮件27

案例1—17　北京市档案局组织档案人员情况调查28

案例1—18　资金紧缺的电子政务建设28

案例1—19　人口普查数据无法读取30

案例1—20　洪水吞没电脑和电子文件31

案例1—21　毁于波黑战争的机读文件32

案例1—22　战争威胁文件安全32

案例1—23　美国电子文件保管期限表引发10年司法纷争35

案例1—24　王安电脑公司的破产与上海市政府的电子文件37

案例1—25　普华永道每起案件需要调查500000份电子邮件和用户文档44

案例1—26　原民主德国国家安全部抢救机读档案47

案例3—1　缺乏真实性保障的电子文件112

案例3—2　信息共享堵住税收漏管黑洞117

案例3—3　断电造成气象数据丢失120

案例3—4　美国国家核安全局资料被网上大盗窃走130

案例3—5　丢失密码电子文件被“锁”154

案例3—6　录像带未及时转换格式原件丢失157

案例3—7　电子文件读取设备升级之后158

案例3—8　41盘含有公民隐私信息的计算机备份磁带被政府部门拍卖162

案例5—1　美国启动电子文件档案馆（ERA）项目234

案例5—2　澳大利亚将文件保管纳入政府审计工作239

案例5—3　荷兰启动“数字保护试验”项目246

案例5—4　美国审计署向国会提交《电子文件管理与保存面临的挑战》报告247

案例5—5　澳大利亚维多利亚州电子文件策略248

案例5—6　重要电子文件丢入系统“垃圾箱”250

案例5—7　广东省直机关电子文件管理与归档状况调查250

案例5—8　办公与档案系统不具真正意义的文档一体化、馆室一体化功能251

案例5—9　天津探索电子公文文档一体化管理252

案例5—10 ××市地税局归档电子文件没有考虑长远可用254

案例5—11　浙江省档案局电子公文归档调查发现四大问题254

案例5—12　安徽省电子文件中心建设规划257

案例5—13　深圳市档案局成立深圳市文档服务中心258

案例5—14　××市××区档案馆的电子文件管理现状258

案例5—15　北京市政府机关急需的三个电子文件管理规范264

案例5—16　深圳市制定若干电子文件管理标准规范264

图1—1　风险因素、风险事故、损失、风险四者之间的关系示意图9

图1—2　三类文件管理风险关系示意图19

图1—3　人员因素与其他因素之间关系示意图29

图1—4　电子文件管理的风险因素鱼骨图38

图1—5　电子文件管理结构示意图41

图1—6　电子文件风险管理基本流程示意图53

图2—1　电子文件风险管理九步骤72

图2—2　电子文件风险管理步骤173

图2—3　电子文件风险管理步骤274

图2—4　电子文件风险管理步骤375

图2—5　电子文件风险管理步骤477

图2—6　电子文件风险管理步骤578

图2—7　电子文件风险管理步骤679

图2—8　电子文件风险管理步骤780

图2—9　电子文件风险管理步骤881

图2—10　电子文件风险管理步骤982

图2—11　风险监控含义示意图84

图2—12　鱼骨图94

图2—13　帕雷托图94

图2—14　预警工作机制图97

图3—1　文件生成、流转阶段基本风险的因果关系图142

图3—2　政府机构决策失误因果图143

图3—3　政府业务延误因果图143

图3—4　政府管理成本偏高因果图143

图3—5　政府经济损失因果图144

图3—6　公众满意度下降因果图144

图3—7 内部成员满意度下降因果图144

图3—8　政府名誉受损因果图145

图3—9　社会合法权益受损、非法权益产生因果图145

图3—10　国家和地方经济受损因果图146

图3—11 电子文件管理基本风险因果关系图167

图3—12　政府行政证据丢失因果图169

图3—13　政府行政连续性受损因果图169

图3—14　政府未尽公共信息服务职责因果图170

图3—15　社会记忆丢失因果图170

图3—16　公众知情权受损因果图170

图4—1　电子文件风险评估模型图188

图4—2　风险计算方法示意图190

图4—3　风险评估流程图192

图4—5　国外专家调查结果平均值199

图4—7　国内专家第一轮调查结果平均值199

图4—9　国内专家第二轮调查结果平均值205

图5—1　电子文件风险应对体系的理论模型218

图5—2 区域（省级）电子文件统一管理方案示意图256

表1—1　电子文件质量目标一览表4

表1—2 电子文件管理预期结果、实际结果和损失6

表1—3　电子文件风险的种类13

表1—4　电子文件风险因素18

表1—5　电子文件风险管理的基本方法54

表1—6 电子文件风险管理的工作内容与技术方法54

表2—1　电子文件风险应急计划71

表2—2　业务职能等级（举例）75

表2—3　业务活动等级（举例）75

表2—4　文件类型及等级划分（举例）76

表2—5　文件质量目标等级划分（举例：生成、流转阶段）77

表2—6　目标偏离法（举例）79

表2—7　风险出现的可能性等级（F）表80

表2—8　风险出现的后果等级（L）表80

表2—9　文件重要程度等级（A）表81

表2—10 CNCERT/CC事件处理月统计（2006年1月）95

表2—11　预警功能监控对象97

表2—12　风险应急计划表99

表3—1　生成、流转阶段电子文件“不真实”的风险事故和风险因素112

表3—2　生成、流转阶段电子文件“不准确”的风险事故和风险因素118

表3—3　生成、流转阶段电子文件“不完整”的风险事故和风险因素120

表3—4　生成、流转阶段电子文件“不可读”的风险事故和风险因素125

表3—5　生成、流转阶段电子文件“不可用”的风险事故和风险因素128

表3—6　生成、流转阶段电子文件“失密”的风险事故和风险因素131

表3—7 电子文件生成、流转阶段“不及时”的风险事故和风险因素133

表3—8 电子文件生成、流转阶段“不一致”的风险事故和风险因素136

表3—9　生成、流转阶段电子文件基本风险之间的因果关系141

表3—10　保存阶段电子文件“不真实”的风险事故和风险因素147

表3—11　保存阶段电子文件“不完整”的风险事故和风险因素149

表3—12　保存阶段电子文件“不关联”的风险事故和风险因素152

表3—13　保存阶段电子文件“不可读”的风险事故和风险因素155

表3—14　保存阶段电子文件“不可用”的风险事故和风险因素159

表3—15　文件保存阶段“失密”的风险事故和风险因素162

表3—16　保存阶段电子文件“不及时”的风险事故和风险因素163

表3—17　文件保存阶段“不一致”的风险事故和风险因素165

表3—18　从基本风险之间关系看电子文件基本风险的类型168

表4—1　风险评估标准179

表4—2　风险评估工具179

表4—3　文件重要程度195

表4—4　风险出现的可能性等级195

表4—5　风险后果等级196

表4—6　风险级别定量表196

表4—7　风险级别定性表197

表4—8　风险级别与对策需求197

表4—9　国外专家风险评估结果200

表4—10　国内专家第一轮风险评估结果201

表4—11 国内专家第二轮风险评估结果206

表5—1　我国已出台的与电子文件管理风险防范相关的国家标准241

表5—2　电子文件管理国际标准244

表5—3 电子环境中文件管理活动可能产生和可以应对的风险271

表5—4　全局性电子文件风险应对活动273

表5—5　专门性电子文件风险应对活动273

表5—6　电子文件管理（保存）的系统功能需求276